煤炭部


关于印发《煤炭企业三条线管理中财务工作若干规定》的通知
1997年1月7日，煤炭工业部

各煤管局、直管矿务局（公司）：
为进一步规范煤炭企业三条线管理与核算工作，推进煤炭企业管理体制改革，根据财政部颁发的财务通则、会计准则和财务管理制度、会计核算制度，以及国家有关法规的规定，结合煤矿实际，制定了《煤炭企业三条线管理中财务工作若干规定》，现印发给你们，请遵照执行。

煤炭企业三条线管理中财务工作若干规定

为规范煤炭企业三条线管理与核算工作，根据财政部颁发的《两则》、《两制》及国家有关财经法规，结合煤矿实际，制定本规定。
一、确立企业三级会计主体
1、实行三条线管理，企业会计主体由局、矿厂两级转变为局、矿厂、区队车间三级。每个会计主体模拟法人运行，计算盈亏。
2、企业内部模拟法人运行，分两个层次。第一层次是矿务局所属单位，包括矿、厂、公司、事业单位和福利单位。第二层次是矿务局所属矿、厂的二级单位，包括井口、区队、多种经营厂点、经营公司、事业单位、福利单位等。上述所有单位，都作为会计主体，分灶吃饭，以收抵支，自负盈亏。
3、属于第一层次的矿务局所属单位，财务管理按以下几种类型处理：
（1）提供产品和劳务的煤矿、中央洗煤厂、工厂等生产单位，以产品和劳务等收入抵补自身支出，做到自负盈亏。
（2）各类经营公司，包括销售公司、供应公司、运输公司、租赁站、宾馆、招待所、商业网点等，以经营收入抵补支出，自负盈亏。
（3）事业单位实行企业化管理，以提供劳务取得相应收入，承担自己费用支出，达到自收自支、自负盈亏。
设计院、研究所、通讯站、信息中心、矿工报社、矿区电视台等事业单位，实行企业化管理，按市场价格收取设计费、科研费、广告费、咨询费、服务费等，抵补支出，自负盈亏。
供水、供电、供暖等单位，实行装表计量，按市场价向用户收取费用，抵补支出，自负盈亏。
环保清洁队、绿化队、小车队按照为谁服务、向谁收费的办法，自负盈亏。
房地产公司负责管理和经营矿务局机关和社会服务机构办公用房、职工住宅、单身宿舍、学校校舍、矿区道路等，向使用单位收取租赁费、修缮费和房地产开发费，实现滚动发展，自收自支，自负盈亏。房地产公司在经营初期，由于负担社会服务机构房屋折旧，暂时达不到自负盈亏的，可给予适当补贴，补贴额不得高于社会服务机构房屋的折旧费。
公安、保卫部门下属的经济民警、门卫人员成立保安公司，作为服务性经济实体。保安公司向服务对象收取费用，以收抵支，自负盈亏。
矿务局救护队是特殊的事业单位，其经费按两个渠道收取。一是日常经费，包括工资、医药费、演练培训费、置装费、专用设备维护费、人身保险费、劳动保险费等，按矿务局井下人数和核定的标准，向有关核算点收取。二是抢险费包括抢险过程中的材料费、劳务费等向发生事故单位收取。
上述事业单位原则上不再向下划分二级核算单位。其发生的费用，除劳动保险费、工会经费、职工教育经费、待业保险费、坏帐损失、税金、土地使用税、住房公积金、上级管理费、效益工资计入管理费外，其它一律计入本单位制造费用或其他业务支出。
（4）福利单位实行企业化管理，取消补贴，实行全额收费，以收抵支，自负盈亏。
职工食堂、生活浴室引入竞争机制，面向社会服务，对内对外均按市场价收费，以收抵支，自负盈亏。企业对内部职工可适当提高补贴，由暗补变为明补。
托儿所、幼儿园实行全额收费，自负盈亏。职工交纳的托幼费，由单位按一定比例报销，在职工福利费列支。
疗养院通过疗养服务，对外创收，抵补支出，自负盈亏。
职工医院比照社会服务机构实行企业化管理。通过收取医疗费，床位费等，抵补房屋、设备等固定资产折旧费、修理费、器械购置费、职工工资及附加费、医务经费、劳保经费等支出，做到自负盈亏。职工就医实行全额收费后，职工交纳的医药费按一定比例由单位报销，在职工福利费列支（离退休人员由劳动保险费列支）。
以上福利单位，暂时达不到以收抵支的，可在短期内适当给予亏损补贴，但补贴额不得超过原口径由企业管理费负担部分。补贴后仍有亏损的，可继续将这部分支出与职工福利费挂钩。随着整体效益的提高，企业应逐步改善职工福利设施，增加福利方面的投入。
在核算上，除规模较大的医院比照矿、厂向下划分二级核算单位外，其他福利单位原则上不再向下划分，其发生的费用，比照企业化管理的事业单位办理。
（5）社会服务的职工子弟学校、技工学校、派出所、武装部、检察、司法、法庭、居委会等机构，本着精减人员、节约支出的原则，核定经费，实行费用包干，其净支出在营业外列支。随着企业建立现代企业制度，逐步移交社会管理。
4、属于第二层次的矿务局所属煤矿、工厂的下属二级单位，财务管理按以下几种类型处理：
（1）提供产品、劳务的生产单位、包括井下掘进、采煤、运输、通风、排水、井巷维修、设备安装维修等区队，露天矿的剥离、推土、回采、线路移设等区队，小型煤矿的井口，多种经营工厂等，按本规定3一（1）条办理。
（2）销售公司、供应公司、运输公司、租赁站、宾馆、招待所、商业网点等，按本规定3－（2）条办理。
（3）事业单位实行企业化管理，包括环保清洁队、绿化队、小车队、会计服务中心、房地产公司、救护中队、保安公司、供水、供电、供暖等单位，比照本规定3－（3）条办理。
（4）福利单位实行企业化管理，包括职工医院、休养所、职工食堂、托儿所、幼儿园、生活浴室等，比照规定3－（4）条办理。
（5）职工子弟学校、派出所、武装部、居委会、内部劳动力市场等比照本规定3－（5）条办理。
规模较大的经营公司的下属二级单位，也可比照上述规定执行。
5、各核算点必须负担矿务局、矿、厂所有的成本费用支出。即除负担自身费用支出外，还必须负担劳动保险费，矿务局、矿、厂机关管理费。
（1）企业劳动保险费实行全额统筹。纳入社保部门统筹之内的项目，在全矿务局范围内，执行一个标准，以局为单位，实行全额统筹，各核算点按工资总额提取，交社保部门；未纳入统筹项目的离休人员各项经费、离退休人员医药及福利费、6个月以上长病长伤人员工资等，以矿、厂为单位确定统一的提取比例，各核算点按工资总额提取上交财务科，统一支付。
（2）局、矿、厂机关人员是指由机关管理费开支的人员，包括公安保卫、老干部、内部劳动力市场、工会、社保等部门管理人员。局机关管理费必须编年度预算，按所属矿厂、公司机关管理人员人数确定统一的人均负担标准，由所属矿厂、公司等生产经营单位从管理费中提取上交。
矿厂机关管理费必须编年度预算，由所属二级单位（不包括社会服务单位）按职工人数从管理费用中提取上交。矿务局机关及矿厂机关管理费年末结余或不足，不再调整各核算点上交管理费数额，由局财务处和矿厂财务科直接计入损益。
（3）企业管理费，主要是矿务局、矿厂机关发生的费用。对机关以外发生的劳动保险费、提取的工会经费及职工教育经费、待业保险费、坏帐损失、税金、矿产资源补偿费、住房公积金、上级管理费、提取的效益工资等也计入企业管理费，由各核算点负担。
6、在模拟法人运行过程中，对于局、矿厂下属的事业单位、福利单位、社会服务机构、局矿厂机关，也要按照以产定人的原则，精减富余人员，节约支出。把减下的人员安置到局、矿厂劳动力市场。矿务局下属的事业单位、福利单位，由于不再划分二级单位，减下的人员由矿务局内部劳动力市场接纳管理。
二、内部资产划转及收支结算要求
1、为落实资产管理责任制，全面反映各单位占用资产和经营成果，提高资金的使用效益，矿务局必须把全部资产划转到矿厂和有关事业、福利等单位。矿厂再把资产划转到有关二级单位。
2、资产划转的原则：一是把现有存量资产，按合理占用的原则，谁占用就划给谁；二是对占用资产实行有偿使用（非经营性单位除外）；三是不得由于资产和资本金的划转，影响矿务局与下属单位的既得利益；四是划转资产后，矿务局和所属单位均应继续保持各自的“资产等于负债加所有者权益”的平衡关系。
3、矿务局对所属矿厂、经营性公司、事业、福利单位按全部占用资产进行划转，原则上维持现状或由矿务局自行确定。
4、矿厂对所属二级单位占用资产实行全额负债划转，资本金再划转。划转程序：矿厂对下属二级单位，在财产清查的基础上，将固定资产划转到占用单位帐户，同时按划转的固定资产净值增加该单位固定资产借款。各二级单位提取折旧后，将相当于折旧部分的资金上交矿厂财务科，同时减少固定资产借款。对流动资产先按实际占用额划转流动资金借款，待条件成熟后，对各单位都要核定流动资金定额。在定额内的借款，实行低息，超定额部分实行加息或罚息。
职工学校、老干部活动中心、职工俱乐部，矿厂机关占用的房产划转房地产公司管理。
5、三级核算的主体工作各有重点：矿务局以资本运营、资金管理为重点；矿务局所属矿厂以盈亏管理为重点；矿厂所属二级单位以成本管理为重点，比照“四自”要求核算盈亏。
6、第三层会计主体，是区分三条线的主要对象，包括矿厂所属二级单位以及矿务局所属事业、福利、社会服务机构等单位。按业务范围和工作内容，划为煤炭生产线、多种经营线和后勤服务线。具体界定范围以部煤财字〔1996〕第369号、459号文件的规定为准。
7、三条线的管理是分线反映企业经营状况的一种管理模式，各条线不是经济实体，不构成核算主体，不设置核算机构。企业通过对各核算点归类汇总，按三条线分别反映经营成果。
三、建立与完善会计核算组织
1、建立企业内部结算中心。矿务局要建立内部结算中心，具体办理矿务局与所属单位以及所属单位之间的结算业务，保证各模拟法人单位结算业务的正常开展。
内部结算中心是随着财务会计的不断深化改革，从财务部门转化出来的一个内部相对独立的单位。具有双重性质：在行政上是财务部门的派出机构，归财务处直接领导，根据财务部门的管理要求实施内部结算。在经济上是提供服务的一个部门，按有偿服务的原则，收取费用，抵补支出，自负盈亏。其主要职责是：
（1）集中核算全局货币资金。矿务局所有单位在外部银行开户一律撤销，全部改在局内部结算中心或结算中心在当地的派出机构开户。
（2）通过严格执行财务部门审定的货币资金收支计划，对资金流向合理性、合法性进行控制、监督。
（3）集中办理矿务局所属单位对外结算及矿务局内部单位之间的结算业务。
（4）根据局财务部门审定的贷款计划，开展融资业务和办理企业内部贷款。
为便于矿厂各单位结算，局内部结算中心在有关矿厂设派出机构，负责矿厂与外部银行的结算业务。
矿务局、矿厂建立以财务、劳资、计划、审计、机电、生产、行政、企管等部门组成的内部仲裁机构，负责调解矿厂之间及矿厂内部各核算点之间内部经济纠纷。
2、矿务局对货币资金实行统一核算管理。财务部门负责全部管理工作。其主要职责是：
（1）决定企业在外部银行开户、撤户事项。
（2）制定企业贷款及还款计划。
（3）审查批准企业对外支付的一切款项，包括归还借款、支付货款，向国家及有关部门交纳的各种税费等。
（4）审核确定内部结算中心对内贷款计划，包括贷款对象、贷款规模、贷款期限、贷款利率。
（5）审核批准内部结算中心及各开户单位货币资金月度收支预算。
3、矿厂所属区队、车间等二级单位不再单设财务机构和配备财会人员，由矿厂成立会计服务公司，实行代理记帐制度。统一办理矿厂二级单位的内部结算和日常核算业务，但不经管货币资金。各二级单位一律不再保留会计机构，单独进行结算和核算业务。原单独结算和核算的二级单位，其业务移交会计服务公司统一办理。会计服务公司具有双重性，行政上是财务科的派出机构，在财务科领导下开展记帐和结算工作；经济上相对独立，向服务单位收取费用，以收抵支，自负盈亏。
财务科负责全矿厂的财务管理，组织盈亏计划的实施；统一管理、运筹货币资金，对矿务局内部结算中心及其办事机构办理货款、税费、贷款等各项资金的收支交拨业务；审批本矿厂二级单位的内部借款业务、财务收支计划等。
原矿厂已经设立的内部银行一律就地转变功能或撤销。财务科下设的费用控制型内部银行，其核算和结算业务移交会计服务公司；独立于财务科的资金型内部银行，其货币资金管理职能移交财务科，核算和结算业务移交会计服务公司。
4、大型矿井模拟煤炭事业部运行。实行三条线管理后，除一矿多井的小型煤矿以井口为一个核算点外，均要以井下区队为核算点。为对这些区队实行统一管理，便于成本核算，有利于整体效益的发挥，在管理形式上要成立煤炭事业部，由生产副矿长牵头，计划、生产、技术、机电、运输、安全等科室参与组成。煤炭事业部对所辖区队相互间提供的作业和劳务以及各区队的最终生产成果实行收购制。
煤炭事业部视为一个核算点，不是一级行政组织，本身不发生管理费用。其支出表现为收购费，收入表现为将原煤卖给销售公司、洗煤厂的内部收入。收入扣除支出即为事业部的盈亏，并入煤炭生产线。
各井下区队以收入抵减实际支出计算本身盈亏，并以实际支出按规定编制原煤成本计算表，由会计服务公司代理汇总编制全矿原煤成本计算表。
四、强化管理基础工作
1、建立健全各项原始记录，完善定额、计量、验收等基础工作。
各核算点用水、用电、取暖等都要装表计量，相互之间提供的产品、物资、劳务均应使用国家统一的计量单位和国家规定的计量手段，并做好原始记录。
2、确立合理的内部价格，作为企业内部各核算点之间相互购销产品、物资及提供劳务的结算依据。
内部价格确定的原则：由提供产品和劳务的一方提出结算价格，经双方协商确定，并受企业价格管理部门指导。有条件的企业可制订指导性的价格目录。
内部价格要体现公平、合理、有序竞争，防止垄断。
3、建立企业内部劳动力市场。内部劳动力市场也是社会服务机构。劳动力市场管理人员，列入机关编制，其费用由管理费开支；待岗人员在待岗期间的生活费，由营业外支出中列支，企业可给予一定补贴。



广东省深圳市档案局


深圳市档案局关于重新发布《关于印发〈深圳市档案案卷质量标准〉的通知》等3个规范性文件的决定

（2002年7月12日）

深档字〔2002〕78号


　　根据深圳市人民政府办公厅《关于组织修订和重新发布市政府及各工作部门规范性文件的通知》（深府办〔2001〕98号）的要求，我局对2000年12月31日以前制定的规范性文件进行了全面清理，对需要继续执行的规范性文件作了必要的技术性修改。现决定将《关于印发〈深圳市档案案卷质量标准〉的通知》等3个规范性文件重新发布。我局2000年12月31日以前制定的规范性文件本次未重新发布的，今后不再执行。



附：
　　重新公布规范性文件目录
　　1．关于印发《深圳市档案案卷质量标准》的通知（深档字〔1994〕49号）
　　2．关于印发《立档单位档案分类方案编制规则》的通知（深档字〔1997〕8号）
　　3．关于印发《深圳市实施〈国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法〉细则》的通知（深档字〔1998〕90号）


深圳市档案局关于印发《深圳市档案案卷质量标准》的通知
(1994年12月12日)


深档字〔1994〕49号


　　各区人民政府办公室、档案馆，市直属机关，各集团（总）公司，市属处以上事业单位，驻深有关单位：
　　为规范各单位文件立卷归档工作，确保归档案卷质量，提高档案管理水平，根据《国家行政机关公文处理办法》和《机关档案工作条例》的规定，现将《深圳市档案案卷质量标准》印发给你们，望认真贯彻执行。在执行过程中，有何问题或建议，请及时向我局反映。

深圳市档案案卷质量标准


　　一、组卷要求
　　（一）齐全完整
　　1．应归档文件齐全。
　　2．一个问题的构件不能缺漏。
　　（二）分类科学
　　全宗内档案整理采用统一的分类方案，分类层次清楚，类、项、目概念明确，并列的类别之间界限分明，不互相交叉或重合。
　　（三）保持文件内在联系
　　1．时间联系。要求区分年度，不同年度的文件不得混淆。遇到某些特殊情况，按以下原则处理：
　　（1）跨年度的请示与批复、来文与复文，放在复文年度；没有复文的，放在请示年度；跨年度的规划、计划、预算，放在文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告、决算，放在文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，放在会议结束的年度；跨年度的非诉讼案件，放在结案的年度；法规性文件放在公布或批准的年度。
　　（2）按专门年度（如教学年度、会计年度、粮食年度等）形成的文件，放在专门年度组卷。
　　2．来源联系。要求区分级别，将上级机关、下属机关、平级机关和本单位的文件分别组卷。对有密切联系的上、下级文件，如本单位的请示与上级机关的批复，下属机关的请示与本单位的批复，应与本单位的文件放在一起组卷。
　　3．内容联系。要求保持卷内文件内容的单一性和内容相近的文件之间的联系。一个问题、一次会议、一项工程、一个案件的文件以及正件与附件、正本与底稿、请示与批复、转发件与被转发件放在一起组卷。文电应合一组卷。单一问题的文件数量少时，可将内容相近的其他问题的文件合并组卷。
　　不同载体的文件材料，如录音带、录像带、照片、影片、电脑软盘等与内容相关的文书档案统一整理编目，分别存放，并在案卷目录和卷内目录中加注说明。
　　其他文件材料按有关规定组卷。
　　4．划分保管期限。根据国家档案局颁发的《关于机关档案保管期限的规定》和其它有关专业档案保管期限的规定，结合文件的具体情况，将不同保存价值的文件分别组卷。
　　5．题名确切。案卷题名结构完整，应当准确概括卷内文件的主要制发机关、问题、文种。文字简练，标点正确。
　　二、外形要求
　　（一）采用由市档案局统一监制的规范化的档案卷皮、卷盒、照片（底片）档案夹、卷内文件目录、案卷目录等装具材料。
　　（二）填写案卷封面。应用毛笔或黑色墨水钢笔按规定逐项填写清楚，字迹工整、清晰。
　　（三）案卷装订。装订之前，须去掉卷内文件上的订书针、曲别针、大头针等金属物，对破损的文件进行裱糊；装订应结实整齐，不压字，不掉页，不倒页，不损坏文件，不妨碍阅读。
　　1．单份文件装订的案卷，卷内文件应逐件用线装订，正本与定稿合订在一起。
　　2．整卷装订的案卷，采用三孔一线的方法装订，结头放在文件的底部、卷皮之内。
　　3．不宜装订的历史文献、珍贵档案、图表、照片等，则装入卷袋或卷盒内。
　　三、排列编目要求
　　（一）卷内文件排列。内容单一的案卷，卷内文件按其形成时间先后顺序排列。密不可分的文件应依序排列，正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后；转发件在前，被转发件在后；重要法规文件的历次稿依次排列在定稿之后；非诉讼案件的结论、决定、判决性文件在前，罪证、旁证等依据性材料在后。其他文件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列。
　　（二）卷内文件编号。应按卷内文件排列顺序依次编写页号或件号。整卷装订的案卷，应在有文字、图样的每页文件正面右上角、背面左上角编写页号；单份装订的案卷，应在卷内每份文件的右上方加盖档号章，并逐件编写件号。档号章的格式与尺寸如下：



　　（三）填写卷内文件目录。按照卷内文件的排列顺序，逐件填写卷内文件目录。文件标题应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的，应另拟标题。填写日期时可省略"年"、"月"、"日"字，在表示年、月的数字右下角加"·"号。卷内文件目录放在卷首。
　　（四）填写卷末备考表。每卷卷尾应填写卷内备考表，说明卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，填写立卷人、检查人和时间，以示负责。
　　（五）案卷排列。依照"档案分类方案"对案卷进行系统排列，采用保管期限、年度、组织机构（或问题）的排列方法。
　　（六）案卷编号。根据案卷的排列顺序，对不同保管期限的案卷分别编案卷号。通常是一个年度编一个流水顺序号，若一个年度内案卷数量不多时，可几年合编一个流水顺序号。
　　（七）编制档案全引目录。档案全引目录由立卷说明、案卷目录和卷内文件目录组成。立卷说明应简单扼要地反映立档单位基本情况及全宗内案卷数量、分类原则、整理状况、存在问题等。案卷目录须按照案卷的排列顺序，逐卷填写。
　　全宗内的档案全引目录应根据案卷数量情况，区别不同保管期限，一年或若干年度编一本，并逐一编目录号。在一个全宗内，档案全引目录号不得重复。
　　档案全引目录须打印一式3份。


深圳市档案局关于印发《立档单位档案分类方案编制规则》的通知
（1997年1月21日）


深档字〔1997〕8号


市直各单位：
　　为了进一步加强我市各单位档案业务的标准化、规范化建设，适应档案管理现代化的需要，我局参照国家关于档案分类、著录的标准和规范，制定了《深圳市档案分类方案编制规则》，现印发给你们，请认真遵照执行。
　　科学、适用的档案分类方案是指导文件立卷归档和档案管理的业务规范，也是实现计算机辅助档案管理的重要前提。我市将在全市推行通用的档案管理系统软件，因此必须首先统一各立档单位档案分类的方法。为此，要求：
　　一、各单位要以本单位基本职能和主要任务为依据划分档案类别，按照本规则的规定编制出适用于本单位(含下属单位）的档案分类方案。方案的体系结构、类目设置等，要符合本规则的要求；归档范围和保管期限的确定，要根据国家规定并结合本单位的实际情况进行。
　　二、各单位在编制档案分类方案时，要征询各职能部门的意见，并经主管档案工作的领导审阅签字后报送我局备案。
　　三、在此之前已经编制了档案分类方案的单位，要根据本规则的规定进行适当修订，并报我局备案。
　　四、经我局审定施行的档案分类方案，应保持稳定，不得随意改动。因特殊情况确需改动的，须送我局备案。
　　特此通知
　　立档单位档案分类方案编制规则
　　档案分类方案是立档单位文件归档和档案管理的业务规范。为统一我市各立档单位档案分类的基本方法，以适应档案管理现代化的需要，特对档案分类方案的编制作如下规定：
　　一、分类原则
　　档案分类以立档单位的职能分类为基础。
　　职能是指每个立档单位承担的社会功能及其基本工作任务。建立档案分类体系，应以职能划分作为划分档案类别的依据。档案职能分类法适用于所有立档单位。
　　任何一个单位都有国家和社会赋予的特定职能，这种职能具体表现为区别于其它单位的专门性的管理或业务技术工作。也有为顺利行使特定职能而进行的一系列辅助性管理活动，如人事、财务、后勤管理等，这些活动一般在所有单位具有共同性。立档单位这两种类型的活动形成两种类型的档案。特定职能活动形成"职能类型"档案，辅助性管理活动形成"通用类型"档案。
　　以一个单位的全部档案为对象，依据特定职能和辅助管理为立类、划类的标准，建立起完整的档案分类体系，就能全面地系统地反映立档单位的职能活动和历史面貌，也便于档案的收集、整理和科学管理。
　　二、分类方法
　　首先把全部档案划分为通用类型和职能类型两大部分。然后分别在每一部分内进行档案的分类。

全宗 = 通用类型 + 职能类型

　　（一）通用类型档案的一级类目，一般包括党群工作类、行政管理类、业务管理类、基本建设类、设备仪器类、会计类、声像类、干部职工档案类等。其中"声像类"不是按职能标准，而是为保管方便按载体特征划分出的类。这类档案各单位都存在，所以列入"通用类"。上述各类档案按顺序统一给定类号，由于各单位的建制、规模不同，有些单位可能不完全具备这些类的档案，可以从实际出发不设有关类目。但是给定的类号应予保留，不可被其他类占用。
　　（二）职能类型档案的一级类目，依其基本职能的分工为标准设立。主要依据是本单位"三定方案"规定的基本职责任务。单位内部组织机构是以现职能划分为基础设立的，因此可参考内部机构设置进行职能分类，但在实际工作中，每个内部机构的具体职能任务可能不只一项，且组织机构变化频繁，具有不稳定性，因此机构设置不能作为分类的主要依据。只有按立档单位的基本职能项目来划分档案的类别，才具有客观准确性和相对的稳定性。
　　三、档案分类方案的结构
　　档案分类方案由编制说明、分类表、使用说明三部分组成。
　　（一）编制说明
　　编制说明是分类方案的编制目的、分类的依据、规则、体系结构、类目设置以及若干重要问题的说明，是使用方案的指南。
　　（二）分类表
　　分类表是分类方案的主体部分，该表是将一个立档单位各职能活动中所形成的全部档案按类目进行划分排序，以图表的形式表示出来，考虑与我市《立档单位档案管理系统》的计算机软件相一致，档案类目排序为先通用类型后职能类型。
　　分类表有三种形式：分类体系表、分类类目细分表、分类主题词表。
　　1．分类体系表
　　将立档单位职能活动形成的档案按一级、二级类目排序，形成一个分类体系表，该表简洁明了，较直观地揭示一个立档单位职能活动所形成的各类档案情况。


　　该表如下图所示：




　　图中O1-08为通用类型的类目，09之后为职能类型的类目。任何立档单位的档案全宗都是由上述两大类型档案组成，不同的单位可能有不同的通用类，可能编到09、10……，其职能类序号相应顺延。其中职能类型1-N是一个单位档案的主要类别，要根据立档单位的主要职能活动的实际来设置。
　　2、分类类目细分表
　　该表详尽地反映了立档单位职能活动形成的所有应归档的文件材料、分类排序、保管期限划分情况，集分类、归档范围、保管期限三者为一体，能较好地指导立档单位实行部门立卷及文件材料价值鉴定工作。
　　分类类目细分表的构成如下图所示：
　　一级类目 二级类目 序号 三级类目 保管期限
　　党群工作(01) 党务综合(01) 001 党委会议决议、纪要、记录 永久
　　002 党委工作计划、工作总结(年度的) 永久
　　党委工作计划、工作总结(半年的) 长期
　　（1）一级类目是立档单位档案实体分类的最高层位，根据立档单位的职能分工，结合档案记述的内容性质，设立若干个一级类目。
　　（2）二级类目是对一级类目职能的分解，按照单位工作职能、性质，结合档案特点设置。
　　（3）三级类目是对二级类目的细分，一般表现为归档范围的条款，可以用概括揭示问题或文件内容的主题词作为类目名称。
　　（4）保管期限
　　按照国家对保管期限划分的有关规定，对三级类目归档范围条款逐一确定其保管期限。
　　3．分类主题词表
　　为了计算机管理档案的需要，每个立档单位应在已编制以上两表的基础上，依据本单位职能并结合形成的档案内容编制本单位实用的档案分类主题词表，形成集分类、主题词为一体的词表。该表分类类目与主题词互相参照，形成规范化的检索标识，从而正确指出档案文件主题，提高标引的准确性和一致率，是实现计算机管理档案进行档案文件标引检索的重要基础。
　　编制档案分类主题词表，其方法为：以本单位已编制的分类类目细分表为主体构架，将类目细分表中的一部分非主题词性的类名转换为规范化的主题词或使它具有主题词功能，使主题词能够找到相应的类目，按照分类类目细分表的结构体系排列成分类号与主题词互相对应的词表。该表既集分类、主题词为一体，又是实现档案实体分类与信息检索一体化的重要途径，是文档单位档案分类的重要配套材料。
　　分类主题词表的结构如下图所示：
　　一级类（职能名称） 二级类（类别词） 三级类（类属词）
　　序号 类目名称 序号 类目名称 主题词范畴
　　01 党群工作 0101 党务工作 党员代表大会
　　在档案分类主题词表中，采用的排列方法为：职能名称（一级类）+ 类别词（二级类）+ 类属词（三级类），其中类别词为分类表中的二级类目，将其用主题词来规范，既有分类表中的类目作用，又是一个具有上位概念的主题词。主题词范畴中主题词的选定要根据词表的使用范围，选择那些在职能工作中经常出现的，具有检索意义和使用频率适中的最基本的名词术语。
　　（三）使用说明
　　说明档号标识和案卷排列方法。

深圳市档案局 深圳市国有资产管理办公室关于印发《深圳市实施<国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法>细则》的通知
（1998年11月24日）


深档字〔1998〕90号


　　市属各资产经营公司及其所属企业、各区国资办（局）、各有关单位：
　　为贯彻实施国家档案局、原国家经济体制改革委员会、国家经济贸易委员会、原国家国有资产管理局下发的《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》，规范我市国有企业在资产与产权变动中的档案处置行为，我们制定了《深圳市实?lt;国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法>细则》，现印发给你们。
　　国有企业档案属国家所有。做好国有企业资产与产权变动中的档案处置工作，对于防止国有资产与档案的流失，确保国家档案全宗的完整与安全，具有十分重要的意义。今后，市、区档案行政管理部门将会同市、区国有资产管理部门，加强对我市国有企业资产与产权变动档案处置工作的组织协调和监督指导。各级产权主管部门和有关企业要严格按照《细则》规定，做好国有企业资产与产权变动中的档案处置工作。执行中如有什么问题和建议，请及时向我们反映。

深圳市实施《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》细则


　　第一条 根据《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》和有关法律、法规的规定，为规范国有企业在资产与产权变动中的档案处置行为，防止国有资产和档案的流失，制定本细则。
　　第二条 本细则适用于深圳市国有企业兼并、破产、出售、股份制改造、股份合作和与外商合资、合作经营以及实行承包、租赁等资产与产权变动过程中的档案处置工作。
　　第三条 国有企业档案是国有企业全部活动的真实记录和宝贵财富，是企业资产的依据和凭证，属国家所有。国有企业在资产与产权变动中应当做好档案处置工作，确保档案完整与安全。
　　第四条 市、区档案行政管理部门，会同市、区国有资产管理部门负责对国有企业资产与产权变动档案处置工作的组织协调和监督指导。
　　第五条 市、区属国有企业在申请资产与产权变动时，应同时申请档案处置事宜。上级产权主管部门在对国有资产与产权变动进行审批时，须一并提出档案处置要求。
　　第六条 国有资产与产权重大变动的企业，应成立企业档案处置工作小组。由企业分管档案工作的领导、上级产权主管部门档案工作负责人、清算组有关人员和企业档案工作人员组成，负责档案处置工作：
　　（一）收集、整理、统计企业在各项活动中形成的全部档案，清点库存。
　　（二）按有关规定做好档案留存与销毁的鉴定工作。
　　鉴定工作由企业有关负责人和企业资产清算机构负责人、主要业务部门负责人和档案部门负责人等组成的鉴定小组主持，对档案进行直接鉴定。
　　对拟销毁的档案应造具清册，经企业领导人和企业资产清算机构负责人审核，上级产权主管部门批准，并向市或区档案行政管理部门备案后，方可销毁。销毁档案需二人以上监督销毁，并在销毁清册上签字。销毁清册永久保存。
　　（一）做好资产与产权变动中形成的文件材料的收集、整理、归档工作。
　　（二）按照档案的去向分别编制移交或寄存档案的目录，并做好档案移交工作。
　　第七条 档案移交和寄存的目录，由交接方和企业档案处置工作小组负责人签字，分别保存在交接方和档案行政管理部门，具有同等效力。
　　第八条 档案处置工作结束前，档案库房、设备、装具及必要的办公用具等，不得挪作他用。
　　第九条 国有企业资产与产权变动过程中，档案的整理、鉴定、移交等工作所需费用，由原企业或接收单位支付；破产企业从破产清算费用中列支。需要向市档案馆寄存档案的，由原企业支付；破产企业从破产清算费用中一次性支付保管费。
　　第十条 国有企业资产与产权变动档案的处置，原则上分类进行：
　　（一）党群工作、行政管理档案按隶属关系移交上级产权主管部门；
　　（二）基建、设备仪器档案随其实体归属；
　　（三）产品、科研档案（其中含专利、商标、专有技术等档案）按有关政策法规办理，没有规定的由双方协商处理；
　　（四）生产技术管理、经营管理档案移交接收方或上级产权主管部门；
　　（五）会计档案按财政部、国家档案局颁发的《会计档案管理办法》执行。
　　第十一条 国有企业之间兼并的，被兼并企业的档案归属于兼并企业或新设置的企业，由兼并方统一管理，单独保存。
　　第十二条 国有企业与国有企业合并，其档案处置按本细则第十一条规定办理。
　　第十三条 国有企业被集体、私营或中外合资、合作等非国有企业兼并的，其档案处置按本细则第十条规定办理。
　　第十四条 国有企业整体出售给国有企业的，其全部档案归属于买方。国有企业整体出售给集体、私营或中外合资、合作等非国有企业的，其档案处置按本细则第十条规定办理。
　　第十五条 国有企业实行承包、租赁的，其档案处置列入双方合同契约。承包、租赁前该企业的全部档案由发包、出租方安全保管，承包、承租方可以按有关规定查阅利用；承包、租赁期间形成的档案，由承包、承租方按国家有关规定负责收集、整理、保管，承包、租赁期满，向发包、出租方移交，并拥有使用权。
　　第十六条 国有企业以其全部资产改组为股份制企业的，改组后的档案另立全宗，由股份制企业管理。国有企业以部分资产改组为股份制企业的，进入股份制企业的部分，其档案另立全宗，由股份制企业管理；未进入股份制企业的部分，其档案由原企业自行管理。
　　第十七条 国有企业实行股份合作制，由国家控股的，其档案由改制后新设立的企业管理；非国家控股的，其档案处置按本细则第十条规定办理。
　　第十八条 国有企业与外商合资、合作，由中方控股、中方管理的，合资、合作前的档案保管在新的企业，供其所用；非中方控股的企业，按本细则第十条规定办理。
　　国有企业的分厂、部门与外商合资、合作的，合资、合作前的档案属原企业；合资、合作后的档案另立全宗，合资、合作期满，终止合同，其档案由中方保存，根据外方需要，可以提供复制件。
　　第十九条 企业依法实行破产的，其档案处置按本细则第十条规定办理。
　　第二十条 国有企业资产与产权变动中暂无去处的档案，寄存在市档案馆。
　　第二十一条 国有企业资产与产权变动中形成的文件材料归档范围：
　　（一）有关单位的批准文件；
　　（二）终止财务决算报告及编制说明；
　　（三）财产清理报告书；
　　（四）评估结果确认申报报告和评估机构出具的评估报告及国有资产管理部门的确认批复；
　　（五）国有股权管理报告及国有资产管理部门的批复；
　　（六）资产处置请示及国有资产管理部门的批复；
　　（七）资产处置结果报告；
　　（八）合同（协议书）；
　　（九）企业章程；
　　（十）其它有关文件。
　　第二十二条 国有企业资产与产权变动中形成的档案，由形成单位承办部门立卷归档后，向本单位或上级产权主管部门的档案室移交。
　　第二十三条 国有企业资产与产权变动有违反《档案法》第五章第二十四条第一款第四项、第五项、《广东省档案管理规定》第二十七条的企业和直接责任者及领导人，由市或区档案行政管理部门视情节轻重给予警告，对企业并处以一万元以上十万元以下的罚款，对直接责任者及领导人处以一千元以上一万元以下罚款。
　　第二十四条 对下列行为负有直接责任者及领导人，由市或区档案行政管理部门会同有关主管部门视情节轻重，给予行政处分：
　　（一）违反本办法造成损失或严重后果的；
　　（二）擅自处理档案的；
　　（三）拒不接受应由受让方管理的档案的。
　　第二十五条 违反《档案法》的规定，擅自出卖、转让国家所有的档案，情节严重的，依法追究刑事责任。
　　第二十六条 干部职工档案按中央组织部、人事部《流动人员人事档案管理暂行规定》执行。
　　第二十七条 本细则由深圳市档案局负责解释。
　　第二十八条 本细则自发布之日起施行。